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研究生院-137103
关于做好研究生入学登记表核实归档事宜的通知
发布时间2019-09-24 12:52:25     作者:    浏览次数: 次

各研究生培养单位:

为保证研究生入学登记表信息的准确性,规范相应档案管理,结合学校实际情况,现将做好入学登记表核实归档事宜通知如下:

一、新生入学基本信息的完善和修改

(一)研究生入学基本信息以录取数据库为准,新生可通过研究生管理系统(简称“MIS系统”)点击“个人基本信息”进行查看。

(二)新生注册后,应完善入学登记表基本信息。其中,政治面貌、家庭住址、本人联系电话、宿舍地址、学习工作经历、家庭主要成员等信息可以根据本人实际情况修改完善,但必须保证信息的真实性。

学号、姓名、性别、学院、专业、出生日期、入学日期、民族、身份证号等关键字段信息学生本人不能修改。若涉及其中本人姓名、出生日期、身份证号或委托单位这四个关键字段信息更改,应在“MIS系统”里提出“个人关键信息修改申请”,并提供相应证明材料报研究生院115室(学术型研究生培养办公室)和213室(专业学位研究生管理办公室)。研究生院审核通过后,予以更改;其中,“委托单位”字段信息由研究生招生办公室负责审核修改。

(三)新生应按当年录取时的专业或学院信息完善、提交和打印入学登记表。若新生涉及转专业或学院,应在提交入学登记表后,再通过“MIS系统”提出“学籍异动申请”,并打印异动申请表,经导师、培养单位负责人等签字后报研究生院。研究生院审查后,报学校审批;学校审批同意后,方可转专业或学院。

二、新生入学登记表的审核

(一)新生本人在“MIS系统”里对入学登记表信息核实完善后,可保存提交(点击提交后,信息将不可更改)。若新生信息提交有误,所在培养单位研究生教学秘书可对其提交的入学登记表进行撤销驳回修改。

(二)新生须对提交信息的真实性和准确性负责,并打印入学登记表,本人亲笔签字确认。

(三)培养单位须审核新生提交的纸质入学登记表信息,核查入学关键信息是否准确、学生本人是否签字确认、照片是否准确完善等。审核无误,培养单位对入学登记表盖章确认。

三、新生入学登记表的归档

(一)新生入学登记表一式三份,一份由培养单位放入学生人事档案中;一份由培养单位装入学生学籍档案留存;一份由培养单位整理后提交给研究生院115室(学术型研究生培养办公室)和213室(专业学位研究生管理办公室),由研究生院统一报送学校档案馆存档。

(二)“3+1+2”项目学生入学登记表随同正式录取年级的硕士研究生新生打印提交归档。

四、在籍学生入学登记表的清查

研究生院对已提交给学校档案馆在籍学生入学登记表进行形式清查。对不符合要求的,将于近期返回培养单位进行完善。各培养单位也应一并对已放入学生人事档案的在籍入学登记表进行全面清查完善,并将清查情况汇总后报研究生院115室(学术型研究生培养办公室)和213室(专业学位研究生管理办公室)。

五、督导检查

各培养单位应重视和加强研究生档案材料的归档管理,派专人负责。研究生院将加强对研究生入学登记表等档案材料的督导检查,定期或不定期到培养单位进行抽查,抽查结果将作为研究生资源配置的重要参考依据。

特此通知。

 

研究生院

2019924